Automatizācija parasti tiek pārdota kā rīku saraksts. Praksē tas ir tieši otrādi — rīks ir pēdējais lēmums, ne pirmais. Vispirms ir jāsaprot, kur konkrētajā uzņēmumā aiziet laiks, un tikai tad jāizvēlas, ar ko to aizvietot.
Šajā rakstā ir pieeja, kuru izmantojam paši: kā saskaitīt atkārtoto darbu, kuras trīs vietas mazam uzņēmumam atmaksājas pirmās un kuras lietas nav vērts automatizēt vispār.
Sāc ar skaitīšanu, nevis ar rīku
Pirms kaut ko ieviest, vienu nedēļu pieraksti katru uzdevumu, kas atkārtojas. Ne lielos projektus — tieši tos piecu līdz desmit minūšu darbus, kas notiek katru dienu un tāpēc paliek nepamanīti.
Katram pierakstī trīs lietas:
- cik reižu mēnesī tas notiek,
- cik minūtes aizņem vienā reizē,
- kas notiek, ja to neizdara laikā.
Reiziniet pirmos divus un iegūsi stundas mēnesī. Trešais rāda, kur kļūda maksā naudu, nevis tikai laiku. Saraksts, kas sakārtots pēc šiem skaitļiem, parasti izskatās pavisam citādi nekā tas, ko cilvēks būtu uzminējis no galvas.
Pieredze rāda vienu atkārtotu pārsteigumu: lielākais laika patērētājs reti ir tas, kas visvairāk kaitina. Kaitina lēni un sarežģīti uzdevumi, bet laiku apēd īsi uzdevumi, kas atkārtojas simts reižu.
Pirmā vieta: pieteikumu ceļš
Vairumā mazo uzņēmumu pieteikums no mājaslapas atnāk uz e-pastu, un tālāk kāds to ar roku pārraksta tabulā vai sistēmā. Katrs solis, kurā cilvēks pārkopē datus no vienas vietas otrā, ir vieta, kur dati pazūd vai sabojājas.
Ko var izdarīt uzreiz:
- forma raksta tieši sistēmā, nevis tikai uz e-pastu;
- kopā ar kontaktu saglabājas arī lapa, no kuras cilvēks pieteicās;
- pieteikums automātiski nonāk pareizajā sarakstā vai grupā.
Tas pats par sevi vēl neko nepārdod. Bet tas nozīmē, ka pēc trim mēnešiem var atbildēt uz jautājumu, no kurienes nāk labākie klienti — un šo jautājumu bez sakārtotiem datiem atbildēt nevar nekad.
Otrā vieta: pirmā atbilde
Starp pieteikumu un pirmo cilvēka atbildi bieži paiet stundas vai dienas. Tieši tajā laikā cilvēks aiziet skatīties konkurentus.
Automātiska pirmā atbilde neaizvieto pārdevēju. Tā nopērk laiku: apstiprina, ka pieteikums ir saņemts, pasaka, kad sagaidīt atbildi, un iedod kaut ko noderīgu pa vidu. Tālāk jau raksta cilvēks.
Šeit ir vērts pieturēties pie viena principa — automātiskajai vēstulei jāizskatās pēc vēstules, ne pēc sistēmas paziņojuma. Ja to nevar izlasīt skaļi bez kauna sajūtas, tā ir jāpārraksta.
Trešā vieta: atskaites
Mēneša atskaite, kas top, atverot piecus kontus un kopējot skaitļus prezentācijā, ir klasisks automatizācijas kandidāts. Tā atkārtojas, ir precīzi definēta un kļūdās tieši tāpēc, ka to dara ar roku.
Bet ir viens nosacījums: automatizēt ir vērts tikai to atskaiti, kuru kāds tiešām lasa un pēc kuras kaut ko izlemj. Ja atskaite top tāpēc, ka tā vienmēr ir tapusi, pareizais risinājums nav to automatizēt, bet gan pārtraukt.
Ko nav vērts automatizēt
Trīs gadījumi, kur atbilde parasti ir "atstāj kā ir":
Procesi, kas notiek reti. Ja kaut kas notiek divas reizes gadā, uzstādīšana un uzturēšana maksās vairāk nekā ietaupītais laiks.
Procesi, kas vēl mainās. Nav jēgas automatizēt darbu, kura kārtība vēl nav nostabilizējusies. Vispirms jāsaprot, kā tas notiek pareizi, un tikai tad tas jāfiksē sistēmā.
Sarunas, kurām jābūt personīgām. Piedāvājums lielam klientam, atvainošanās par kļūdu vai sarežģīts jautājums — tur automātiska vēstule nodara vairāk ļauna nekā laba.
Kur šajā stāstā ir mākslīgais intelekts
AI šodien visbiežāk noder divās vietās: sagatavot melnrakstu un pārveidot esošu materiālu citā formātā. Tas ir ātrāks sākumpunkts, nevis gatavs rezultāts.
Praktiska robeža, ko iesakām: AI sagatavo, cilvēks izlemj. Teksts, ko neviens no komandas nav izlasījis, nedrīkst nonākt pie klienta. Tas nav tāpēc, ka AI būtu slikts — tas ir tāpēc, ka tas raksta pārliecinoši arī tad, kad kļūdās, un uzņēmuma balsi tas nezina.
Vairāk par to, kur AI mārketingā tiešām noder, esam rakstījuši šajā rakstā.
Praktiskais nākamais solis
Ja no visa raksta jāpaņem viena lieta, tad šī: nedēļu pieraksti atkārtotos uzdevumus un sareizini skaitļus. Lēmums par rīkiem pēc tam kļūst daudz vienkāršāks, jo saraksts pasaka, ar ko sākt.
Ja gribi, lai to izejam kopā, pastāsti par savu situāciju — auditā tieši to arī darām.
